Slajd1

Dlaczego prezentacje w PowerPoint są nieskuteczne?

PowerPoint nie jest jedynym, lecz ciągle najpopularniejszym narzędziem wykorzystywanym w korporacjach do przygotowywania profesjonalnych prezentacji. Pomimo wysokiej popularności oraz powszechnego używania, rzadko zdarza się widzieć naprawdę dobre i skuteczne slajdy przygotowane w PowerPoint.

Istnieje wiele przyczyn dlaczego prezentacje w PowerPoint nawet te prezentowane przez doświadczonych prezenterów są nieskuteczne. Jakie są główne przyczyny?

Przyczyna nr1 Word czy Power Point?

Coraz więcej dokumentów jest przygotowywanych i przesyłanych droga mailową w PowerPoint np. raporty, oferty etc. W rezultacie PowerPoint często zastępuje edytora tekstów Word, co skutkuje błędnym założeniem , że te slajdy , które służą do raportowania czy ofertowania, również są dobre do prezentowania. To co często zdarza nam się zobaczyć na ekranie projektora to gąszcz tabelek, wykresów, niezliczoną ilość tekstu i danych. Niektóre korporacje tak się przyzwyczaiły do takich właśnie slajdów, że uważają je jako standard.

Przyczyna nr 2 Co ważniejsze slajdy czy prezenter?

W rezultacie pokazywania „przeładowanych” slajdów głównym błędem popełnianym przez prezentera jest koncentracja na slajdach, a nie na odbiorcy, co skutkuje kolejnymi błędami prezentera:

1/ stanie tyłem do audytorium i czytanie slajdów

2/ czytanie slajdów z powodu braku przygotowania

3/ czytanie slajdów z ekranu rzutnika, a nie z ekranu laptopa

Stanie tyłem do swojego audytorium jest silnym komunikatem braku zainteresowania odbiorcą, niestety prezenterzy robią to często podświadomie i nie zdają sobie nawet sprawy przez jaką część prezentacji stali tyłem, a przez jaką cześć przodem do swojego audytorium. Slajdy są często tak przeładowane informacjami, że nie sposób wszystkiego zapamiętać.

Z moich obserwacji wynika, że managerowie często nie przygotowują sami swoich prezentacji w PowerPoint , często są przygotowane przez kogoś innego np. działy w organizacji specjalnie dedykowane do takiej pracy. Skoro prezenter nie jest autorem swoim slajdów, a slajdy są jak dżungla przez którą z maczetą w ręku trzeba się przedzierać zapewne często pojawia się pytanie: Co autor slajdu miał na myśli? Jeżeli nie mamy czasu , żeby przygotować własne slajdy, a zupełnie to rozumiem, gdyż jest to bardzo czasochłonne, to ze względu na odbiorcę przygotujmy się i rzetelnie przestudiujmy informacje na slajdach.

Pamiętajmy też, że możemy czytać, rzucać okiem na ekran laptopa nie tracąc kontaktu z naszym audytorium. To tego celu polecam laptopy z dużymi ekranami, ja sama używam Toshiby 17”, mimo, że jest duża i ciężka to targam ją na każde szkolenie czy prezentacje, doskonale na jej ekranie wszystko widać.

Przyczyna nr 3 Zbyt silna konkurencja?

Gdy slajdy wyglądają jak ‘dżungla informacyjna’ często prezenterzy przyjmują dwie strategie:

Strategia nr1
Prezenterzy usuwają się w cień. Slajdy są w centrum wystąpienia, dosłownie slajdy wypierają prezentera. Prezenter stoi gdzieś w samym rogu sali konferencyjnej, prawie niewidoczny z powodu przygaszonego oświetlenia, klika w urządzenie do zmiany slajdów i pełni funkcję narratora całego wystąpienia.

Strategia nr2
Prezenterzy zapominają o slajdach w PowerPoint, oczywiście nie w dosłownym tego słowa znaczeniu, ale wygląda to tak jakbyśmy oglądali dwie niezależne prezentacje, w praktyce wygląda to tak, ujmując rzecz dość kolokwialnie „slajdy sobie a prezenter sobie”. Na ekranie widzimy slajdy, a na podium prezentera. Prezenter przez większość czasu nie odwołuje się do slajdów, jedynie tytuły slajdów stanowią dla niego plan prezentacji i wątki , które może niezależnie rozwijać, oczywiście wnikliwy obserwator zauważy, że pewne informacje zawarte na slajdach są przytaczane przez prezentera, audytorium ma za zadanie sama sobie je znaleźć i już. Wobec tak silnej konkurencji slajdy czy prezenter? Wygrywa zawsze silniejszy! Jeżeli prezenter ma dobre umiejętności prezentacyjne i potrafi przykuć uwagę, to audytorium skupia na nim uwagę i tak samo jak prezenter zapomina o slajdach. Jeżeli slajdy wydają się być ciekawsze niż prezenter, wtedy ci których temat interesuje zapomina o prezenterze i czyta slajdy, pod warunkiem, że da się je przeczytać, a cała reszta zajmuje się bardziej interesującymi rzeczami.

Podsumowując muszę niestety wyznać że, w moim podwójnym życiu, „klienta” czyli odbiorcy prezentacji „powerpointowych” i trenera, większość prezentacji, które widziałam, jest mało skuteczna. Zarówno prezenterzy i odbiorcy są załamani tym stanem rzeczy co doprowadza do wielkiej niechęci, a nawet zdeterminowania, żeby narzędzia, którym jest PowerPoint nie używać. W tym momencie pojawia się oczywiste pytanie: Czy jednak warto używać PowerPointa do przygotowania prezentacji? Moim zdaniem: Warto! O tym w następnym wpisie o Skutecznych prezentacjach w PowerPoint.